Q:派遣の仕事のタスク管理
現在、事務系の仕事で派遣されています。
ルーティンワークもありますが、週単位、月単位でやらないといけない仕事もあります。
また、突発的に仕事を頼まれることもあります。
そのような仕事のタスク管理はどのようにすればいいでしょうか。
記憶力にもあまり自信がありませんし、忙しくしている中で突発的に仕事が増えると頭が混乱してしまいます。
何かいい方法を考えて管理しないといけないなと感じています。
回答：毎朝その日にやらないといけない仕事をノートに書き出す方法がいいと思います。
タスク管理にスケジュールアプリやパソコンツールなどを使う人が増えています。
タスクやスケジュールの共有がしやすかったり、リマインド機能、検索機能など便利な点がある一方で、誤って削除してしまう恐れもあります。
上司や同僚と共有したほうがいいものはデジタルルーツで管理するのが便利ですが、あなた個人の仕事の管理であればノートや手帳を使ったアナログ管理がお勧めです。
ペンと紙を使って自分の手で文字に書き起こすことで頭の中が整理されますし、いつでもどこでもすぐに見て確認することができます。
まずは、今ある全てのタスクを手帳やノートに書き出します。
週単位、月単位でやらないといけない仕事は、その週、月だといつやらなければならないかを書き出しましょう。
そして毎朝、その日にやらなければならない仕事を、今日の日付を記入したページに書き出していきます。
全て書き出せたら、その日のタスクの中で優先順位を決めます。
優先順位の高いものから順にA、B、Cと記入し、優先度Aのものから取り組んでいきます。
終わった仕事は鉛筆などで線を引いて消していきます。
業務に取り組む中で新たな仕事が追加されたら、その日にやらなければならないリストに書き足します。
そしてお昼休みの際に、まだ終わっていない仕事や追加された仕事の内容を確認し、優先順位を見直します。
急ぎではなく今日やらなくてもいい仕事があれば、翌日のページに記入します。
そうすることで漏れが防げますし、今日やらなくてもいい仕事に時間を割かれることもなくなります。
このように手帳やノートでタスク管理をしながら、忘れてしまいそうなこと、特に重要なことはリマインダーアプリなどを使って漏れがないようにすると安心です。
私もスマートフォンのリマインド機能を使っており、突発的に発生したタスクを忘れないうちに入力しておくと、後で通知してもらうことができて大変便利です。
忙しくしている中で発生したタスクですと、通知が来るまですっかりそのことを失念してしまっていることも少なくありません。
どんなに記憶力が良い人でも、タスクの数が多くなってくると管理しきれなくなります。
仕事に漏れがないようにするために、ノートとリマインダーアプリをうまく組み合わせて活用していきましょう。
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